Kaip parašyti gerą el. laišką?
Ar jums yra tekę gauti el. laišką iš kolegos su miglotu pavadinimu ir esme, paslėpta kažkelintoje pastraipoje?
Žinot, su visom šiuolaikinėm priemonėm (taip, kalbu apie dirbtinį intelektą) atrodytų, kad jau ką ką, bet gerą el. laišką parašyt yra lengva. Ir vis dėlto, vis dar per daug prastų laiškų pasiekia adresatus. Prasti jie būna dėl laiko stokos, dėl „efektyvumo“, dėl skubėjimo, dėl žinių trūkumo, dėl perspaustai dirbtinės manieros įtikinti, ir taip toliau.
Be abejo, tai tik pasiteisinimai, arba, kitaip tariant, elementari nepagarba – „žėk, man vienodai, aš parašiau, o jau tavo reikalas yra su(si)prast“. Šis atsainumas liudija ir apie siuntėjo neprofesionalumą – šis žmogus nesugeba skirti kokybiško pasiruošimą gauti jūsų dėmesiui bei švaisto jūsų laiką, o tai jau savaime yra signalas jums įvertinti, kiek reikalų norite turėti su siuntėju.
Tikiu, kad jūsų laiškų kokybė gera, o ir patarimų jai pagerinti internete yra apstu. Tad žemiau išvardintas taisykles įvertinkite kaip papildomą žinių šaltinį, kuris gali jums padėti ir kurį aš sukaupiau per savo 15+ korporatyvinės ir akademinės karjeros metų.
10 higieninių taisyklių geram el. laiškui:
1.1. Prieš rašant – pats turite vienareikšmiškai suvokti savo el. laiško tikslą. Rašykite tik tada, kai akivaizdžiai žinote, ko norite iš gavėjo.
1.2. Dar prieš rašant – žinau, kad kartais kyla pagunda elementarius dalykus paslėpti po įmantriais žodžiais; vis dėlto, geriau koncentruokitės į naudą gavėjui – taip laimėsite daug daugiau negu užbūręs ją/jį gražiomis lingvistinėmis viražų tiradomis.
2. Visiškai aiškus pavadinimas. Jeigu reikia – ir su nurodytu terminu, iki kada laukiama atsakymo.
3. Pasisveikinimas ir teisingai nurodytas vardas kreipinyje.
4.1. Laiško esmė nurodoma per pirmus 2-3 sakinius (apsaugokite savo klientus nuo paklodžių skaitymo).
4.2. Visa papildoma informacija, jeigu tokia yra ir ji yra aktuali, gali ir turi būti išdėstoma per kitas pastraipas.
5. Priklausomai nuo tikslo, kvietimas veiksmui turi būti įtrauktas vėliausiai 3-4 sakinyje: arba pirmos pastraipos pabaigoje arba antros pastraipos pirmame sakinyje.
6. Jeigu teksto daug, informacija turi būti struktūruojama: numeracija, pastraipos, punktavimas, pabraukimai, paspalvinimais dėl lengvesnio skaitymo ritmo.
7. Jeigu turite vaizdinės medžiagos, dalį jos ir net ją visą, įsekite į laiško tekstą – tai pailiustruos jūsų intencijas iškalbingiau nei tūkstantis žodžių (hehe ;).
8. Kai laišką gauna keli ar daugiau gavėjų ir jiems visiems yra skirtingų pageidavimų, laiško tekste aiškiai turi būti išskiriama, ko iš kiekvieno tikimasi, tam naudojant “@” ir suformuluotą kvietimą veiksmui. Beje, jeigu gavėjas yra “cc”, nusiteikite iškart, kad ji/jis laiško greičiausiai neskaitys.
9. Pozityvi kalba > negatyvi kalba. Naudoti atsakingai ir „padėkoti už kantrybę“, o ne „atsiprašinėti už vėlavimą“.
10. Atsisveikinimas ir (bent jau) pilnas vardas – atidi smulkmena.
***
Pagarba ir atidumas – raktai į gavėjų širdis. Kokias taisykles taikote jūs? Pasidalinkite komentaruose.
Patiko? Pasidalinkite
