Trumpai: 5 gero susirinkimo įsakymai

Net jei per mėnesį ir neiššvaistote 31 valandos susirinkimuose, neabejoju, kad laikas nuo laiko į juodąją susirinkimų skylę vis tiek pakliūvate. Ir taip nutinka ne jums vieniems.

Susirinkimai jau seniai tapo vieša paslaptimi – visi kalba apie švaistomą laiką, bet realūs pokyčiai slenka pamažu.

Gera žinia ta, kad vos keli nežymūs pakeitimai gali ženkliai pakeisti jūsų susirinkimų efektyvumą – pvz., sutrumpinkite susirinkimus iki 30 minučių arba aiškiai iškomunikuokite, kad tyla reikš pritarimą.

Jeigu esate ta, kuri neišvengiamai turi organizuoti daug susirinkimų, nebijokite eksperimentuoti ir atrasti savo formulę, kuri leis jums pasiekti rezultatų.

1. Atsirinkite, ką kviesti į susitikimą. Nekvieskite kolegų, kurie „būtų gerai, kad pasakytų savo nuomonę“. Jiems paskambinkite.

Iš esmės kvietimą siųskite tik tiems, kurie turi galią priimti sprendimą.

2. Kvietime trumpai, bet aiškiai nurodykite susirinkimo detales: kada vyks, kiek laiko truks, kokie klausimai bus aptariami ir kokio rezultato pageidaujate.

3. Kuo sudėtingesnis ar didesnės apimties projektas, tuo žmonėms sunkiau suvokti, apie ką eina kalba, ir todėl sprendimus jie priima negalvodami. Buvęs mano vadybos dėstytojas apie tai labai gražiai yra pasakęs: kai savivaldybėje balsuojama už kitų metų biudžetą, niekam nekyla sunkumų balsuoti už 300 ar 500 milijonų sumą. Tačiau jeigu kalba pasisuka apie viešojo transporto bilieto kainą – ar jis kainuos 59 centus ar 65 centus – štai tada prasideda rimtos diskusijos.

Pasiruoškite susirinkimui suskaidydami projektą į mažesnes, aiškiau suprantamas dalis. Tuomet kolegos geriau suvoks projekto apimtį ir galės pateikti geresnius pasiūlymus bei sprendimus.

4. Jeigu jūs organizuojate susirinkimą – niekada nepaleiskite jo iš rankų. Sustabdykite į lankas krypstančius kolegas. Pertraukite kompanijos šmaikštuolį, nusprendusį papasakoti ryte išgirsta juokelį per radiją.

Lengviausia susirinkimą valdyti tada, kai aiškiai žinote tikslą, kurį norite pasiekti. Nuolat kreipkite susirinkimo dalyvius link šio tikslo.

Jeigu esate susirinkimo dalyvis, gerbkite savo ir kitų laiką. Vienintelis dalykas, ko iš jūsų tikisi susirinkimo organizatorius, yra tai, kad padėsite jam kuo greičiau pasiekti savo tikslą.

5. Niekada neišeikite iš susirinkimo be sprendimo ar nesutarę aiškaus veiksmų plano‼

Pasidalinkite savo susirinkimų patirtimi. Ar dažnai tenka juose švaistyti laiką?